6 KHÓ KHĂN KHI NHẬP THUỐC CỦA NHÀ THUỐC TƯ NHÂN

Nhập được giá rẻ chưa chắc đã là nhập hàng tốt. Với nhà thuốc tư nhân, một quyết định nhập hàng sai có thể khiến tiền nằm trên kệ nhiều tháng, hàng chậm bán, cận date và cuối cùng phần chiết khấu nhận được không đủ bù chi phí tồn kho.

Theo nội dung infographic, có 6 vấn đề lớn mà chủ nhà thuốc cần đặc biệt quan tâm khi nhập thuốc và quản trị tồn kho.

1. Vốn bị chôn trong tồn kho

Một nhà thuốc cần danh mục đủ rộng để phục vụ khách hàng, nhưng càng nhiều SKU thì càng cần nhiều vốn.

Vấn đề xảy ra khi một phần lớn vốn nằm ở những sản phẩm bán rất chậm. Trên phần mềm, nhà thuốc có thể đang sở hữu lượng hàng trị giá lớn, nhưng tiền mặt để nhập những sản phẩm bán nhanh lại thiếu.

Vì vậy, đừng chỉ hỏi:

“Tồn kho của tôi trị giá bao nhiêu?”

Hãy quan tâm thêm:

“Số hàng này cần bao nhiêu ngày để bán hết?”

2. Khó biết nhập gì – nhập bao nhiêu

Đây là bài toán khó nhất của nhiều nhà thuốc nhỏ.

Nhập thiếu: khách hỏi không có hàng, có thể mất doanh thu.

Nhập dư: tăng tồn kho, chiếm vốn và tăng nguy cơ cận date.

Thay vì nhập chủ yếu theo kinh nghiệm hoặc chương trình của nhà cung cấp, nên dựa vào dữ liệu: lịch sử bán hàng, tồn hiện tại, tốc độ bán, thời gian giao hàng và hạn dùng.

Ví dụ một sản phẩm trung bình bán 5 hộp/tháng nhưng đang tồn 20 hộp, tức đã có khoảng 4 tháng hàng tồn nếu tốc độ bán không thay đổi. Khi đó, chương trình yêu cầu nhập thêm 20–30 hộp dù chiết khấu hấp dẫn cũng cần được cân nhắc kỹ.

3. Giá và chiết khấu dễ khiến chủ nhà thuốc nhập quá nhiều

Một câu rất hấp dẫn:

“Anh/chị lấy thêm hàng sẽ được tăng chiết khấu.”

Nhưng mức chiết khấu cao chỉ có giá trị khi hàng bán được.

Ví dụ:

Phương án A: nhập 50 hộp, chiết khấu 15%.
Phương án B: nhập 10 hộp, chiết khấu 10%.

Nếu mỗi tháng chỉ bán 5 hộp thì phương án B đôi khi hiệu quả hơn vì vốn quay nhanh, ít tồn kho và giảm rủi ro cận date.

Do đó, ngoài % chiết khấu, hãy tính cả lợi nhuận thực, tốc độ bán và vòng quay vốn.

4. Quá nhiều nhà cung cấp, khó kiểm soát

Làm việc với nhiều nhà cung cấp giúp nhà thuốc có thêm lựa chọn về hàng hóa và giá. Tuy nhiên, điều này cũng khiến việc quản lý trở nên phức tạp hơn.

Chủ nhà thuốc phải kiểm soát nhiều yếu tố như nguồn hàng, chứng từ, giá nhập, số lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản, công nợ, giao nhận và chính sách đổi trả.

Đặc biệt với thuốc, không nên lựa chọn nguồn hàng chỉ vì giá thấp.

Một nguyên tắc nên được đặt ra:

Nguồn hàng phù hợp + chứng từ đầy đủ + kiểm soát được chất lượng và truy xuất → sau đó mới so sánh giá.

5. Hàng bán chậm – cận date – hết date

Đây là một trong những nguyên nhân có thể làm mất lợi nhuận của nhà thuốc.

Một sản phẩm có biên lợi nhuận tốt nhưng nằm trên kệ quá lâu thì vốn vẫn bị chiếm dụng. Nếu phải giảm giá, đổi trả khó hoặc hết hạn thì lợi nhuận dự kiến có thể biến thành khoản thiệt hại.

Nhà thuốc nên áp dụng nguyên tắc FEFO – ưu tiên xuất trước hàng có hạn dùng gần hơn, đồng thời thiết lập cảnh báo hàng bán chậm và hàng sắp hết hạn.

Quan trọng nhất là phát hiện hàng chậm từ sớm, thay vì chờ đến lúc cận date mới tìm cách xử lý.

6. Áp lực tuân thủ và truy xuất ngày càng quan trọng

Kinh doanh thuốc khác với nhiều loại hàng hóa thông thường.

Khi nhập hàng, nhà thuốc không chỉ quan tâm giá và lợi nhuận mà còn phải chú ý đến nguồn cung, chứng từ, điều kiện bảo quản, thông tin lô/hạn dùng và các yêu cầu quản lý tương ứng với từng nhóm thuốc.

Vì vậy, một nguồn hàng rẻ hơn vài phần trăm nhưng không bảo đảm các yêu cầu cần thiết không phải là khoản tiết kiệm đáng để đánh đổi.

Quy trình nhập hàng nên được chuẩn hóa từ:

Đặt hàng → nhận hàng → kiểm tra → đối chiếu chứng từ → kiểm soát lô/date → nhập hệ thống → bảo quản.

6 NGUYÊN TẮC GIÚP NHẬP HÀNG HIỆU QUẢ HƠN

Từ 6 vấn đề trên, chủ nhà thuốc có thể xây dựng một nguyên tắc quản trị tương đối đơn giản:

1. Quản trị vốn theo vòng quay tồn kho: hạn chế để vốn nằm quá lâu trong nhóm hàng bán chậm.

2. Nhập dựa trên dữ liệu: xem lịch sử bán, tồn kho, tốc độ bán và thời gian cung ứng trước khi đặt hàng.

3. Quan tâm lợi nhuận thực: đừng chỉ nhìn vào tỷ lệ chiết khấu.

4. Chuẩn hóa nhà cung cấp: xây dựng danh sách nhà cung cấp phù hợp và đánh giá định kỳ.

5. Kiểm soát hạn dùng theo FEFO: ưu tiên hàng có hạn dùng gần hơn và cảnh báo sớm hàng chậm.

6. Chuẩn hóa quy trình nhập: phân rõ người đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra, nhập dữ liệu và kiểm soát chứng từ.

Bài học thực tế

Tôi cho rằng một trong những sai lầm phổ biến trong quản trị nhà thuốc là:

MUA NHIỀU vì được GIÁ TỐT, thay vì MUA ĐÚNG vì BÁN ĐƯỢC.

Giả sử nhà thuốc bán một sản phẩm trung bình 5 hộp/tháng.

Hiện tồn: 20 hộp = khoảng 4 tháng bán hàng.

Nhà cung cấp đề nghị nhập thêm 30 hộp để được chiết khấu cao.

Sau khi nhập:

20 + 30 = 50 hộp

Nếu tốc độ bán không đổi:

50 ÷ 5 = khoảng 10 tháng hàng tồn.

Nhà thuốc có thể được thêm vài phần trăm chiết khấu, nhưng đổi lại là một lượng vốn phải nằm trên kệ trong nhiều tháng.

Do đó:

CHIẾT KHẤU CAO KHÔNG ĐỒNG NGHĨA VỚI NHẬP HÀNG TỐT.

Thông điệp dễ nhớ

MUA CHẬM – BÁN NHANH.

Hay đầy đủ hơn:

NHẬP ĐÚNG HÀNG – ĐÚNG SỐ LƯỢNG – ĐÚNG THỜI ĐIỂM – ĐÚNG NGUỒN.

Mục tiêu cuối cùng không phải là kho hàng thật lớn, mà là hàng hóa quay vòng tốt, dòng tiền khỏe và vẫn đáp ứng được nhu cầu thực tế của khách hàng.