6 VIỆC TRÌNH DƯỢC VIÊN PHẢI LÀM KHI BÁN THUỐC OTC

Thuốc OTC – thuốc không kê đơn – có một đặc điểm khiến nhiều người dễ hiểu sai: không cần đơn thuốc không có nghĩa là có thể bán càng nhiều càng tốt hoặc tư vấn tùy ý.

Đối với Trình dược viên phụ trách thuốc OTC, áp lực luôn tồn tại từ hai phía. Công ty cần doanh số, độ phủ, vòng quay hàng hóa và khách hàng tái đặt hàng. Nhà thuốc lại cần sản phẩm phù hợp nhu cầu, tồn kho hợp lý, lợi nhuận đủ tốt và hạn chế hàng chậm bán, cận date.

Nếu Trình dược viên chỉ quan tâm đến sell-in – bán hàng vào nhà thuốc, một tháng có thể đạt KPI rất đẹp. Nhưng khi nhà thuốc bán chậm, vốn nằm trong hàng, không nhập tiếp thì doanh số của những tháng sau sẽ gặp khó khăn.

Ngược lại, nếu chỉ nói đến chuyên môn mà không quan tâm đến hiệu quả kinh doanh thì công ty cũng khó duy trì đội ngũ bán hàng và chính sách thu nhập tốt.

Điểm cân bằng phải là:

ĐÚNG NHU CẦU → CUNG ỨNG ĐÚNG → THÔNG TIN ĐÚNG → BÁN LẺ PHÙ HỢP → THEO DÕI → TÁI NHẬP

Và xuyên suốt toàn bộ chuỗi này:

Chuyên môn, quy định pháp luật, GPP/SOP và quyền lợi người sử dụng thuốc là giới hạn không được đánh đổi để lấy doanh số.

Thuốc không kê đơn – OTC – về bản chất vẫn là thuốc.

Danh mục thuốc không kê đơn là căn cứ để phân loại giữa thuốc OTC và thuốc kê đơn, đồng thời liên quan đến phạm vi bán lẻ, thông tin và quảng cáo thuốc. Các tiêu chí truyền thống khi phân loại OTC nhấn mạnh những yếu tố như độc tính thấp, phạm vi liều dùng tương đối an toàn, dùng cho bệnh thông thường, đường dùng đơn giản và ít nguy cơ lệ thuộc. 

Từ ngày 1/7/2025, hệ thống quy định Dược tiếp tục được cập nhật đáng kể. Nghị định 163/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Dược; Thông tư 31/2025/TT-BYT cũng có hiệu lực từ cùng ngày để hướng dẫn chi tiết thêm các nội dung liên quan. 

Ở phía bán lẻ, Thông tư 11/2025/TT-BYT sửa đổi các quy định về GPP và các thực hành tốt liên quan, có hiệu lực từ 1/7/2025. Bộ Y tế cũng cho biết văn bản này sửa đổi Thông tư 02/2018/TT-BYT về Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc cùng các quy định về phân phối và bảo quản thuốc. 

Vì vậy, nếu TPCN có thể đặt trọng tâm khá lớn vào sell-out, thì với thuốc OTC, tôi đề xuất một tư duy thận trọng hơn:

Không tối đa hóa số hộp bán ra. Hãy tối ưu khả năng cung ứng đúng nhu cầu và sử dụng thuốc hợp lý.

Đây là khác biệt nền tảng.

1. CHỌN ĐÚNG KHÁCH HÀNG/KÊNH

Vấn đề thực tế

Không phải nhà thuốc nào cũng phù hợp với mọi sản phẩm OTC.

Một sản phẩm có thể bán tốt tại nhà thuốc gần khu dân cư nhưng rất chậm tại điểm bán khác. Một SKU giá cao có thể phù hợp ở khu vực có sức mua tốt, nhưng ở khu vực nhạy cảm về giá lại khó quay vòng.

Nếu TDV chỉ chạy theo độ phủ:

Càng nhiều điểm nhập hàng = càng tốt

thì có thể tạo ra độ phủ “trên giấy” nhưng chất lượng điểm bán thấp.

Khó khăn của Trình dược viên

TDV thường chịu đồng thời:

• Doanh số; 
• Độ phủ; 
• Khách hàng mở mới; 
• Số đơn; 
• Sku trọng tâm. 

Điều này rất dễ tạo áp lực mở điểm bằng mọi giá.

Khó khăn của nhà thuốc

Nhà thuốc phải dùng vốn thật để nhập hàng. Nếu sản phẩm không phù hợp, chính nhà thuốc chịu tồn kho và chi phí cơ hội.

Cơ hội của hai bên

TDV hiểu địa bàn tốt có thể giúp nhà thuốc xây danh mục OTC gọn hơn và giúp công ty tập trung nguồn lực vào đúng khách hàng.

Giải pháp

Mỗi khách nên được phân loại:

A – phù hợp cao
B – có tiềm năng
C – thử nghiệm lượng nhỏ
D – chưa phù hợp

Các yếu tố xem xét gồm sức bán, nhóm khách, giá, đối thủ, tồn kho, vị trí và khả năng tư vấn của đội ngũ.

KPI

Không chỉ đo:

Số nhà thuốc mở mới

mà nên thêm:

Tỷ lệ điểm hoạt động sau 30–60–90 ngày + doanh thu bình quân/điểm hoạt động + tỷ lệ tái đặt hàng.

Khi TDV phát triển được điểm bán chất lượng thay vì chỉ điểm bán số lượng, đó là giá trị tăng thêm thực sự.

2. THÔNG TIN SẢN PHẨM ĐÚNG QUY ĐỊNH

Đây phải là một trong những năng lực bắt buộc của TDV thuốc.

Vấn đề thực tế

Trong môi trường cạnh tranh, rất dễ xuất hiện cách giới thiệu:

• Nhấn quá mạnh ưu điểm; 
• Bỏ qua cảnh báo; 
• So sánh thiếu căn cứ; 
• Dùng lời lẽ khiến dược sĩ hiểu công dụng rộng hơn thực tế. 

Với thuốc, cách làm này không chỉ làm giảm chất lượng tư vấn mà còn có rủi ro pháp lý.

Khó khăn của TDV

Nhân viên phải vừa nhớ thông tin chuyên môn vừa phải trình bày ngắn gọn, dễ nhớ và đủ sức cạnh tranh.

Khó khăn của nhà thuốc

Dược sĩ tiếp xúc hàng trăm sản phẩm và nhiều nhà cung cấp. Nếu mỗi TDV trình bày theo một kiểu, rất khó phân biệt đâu là thông tin đã được phê duyệt, đâu là ý kiến bán hàng.

Cơ hội

TDV nào có khả năng cung cấp thông tin chính xác, cân bằng, ngắn và có căn cứ sẽ tạo niềm tin tốt hơn với nhà thuốc.

Giải pháp

Mỗi sản phẩm nên có một “thẻ kiến thức” chuẩn:

Hoạt chất → hàm lượng → chỉ định/phạm vi sử dụng được duyệt → cách dùng → chống chỉ định/cảnh báo → tương tác/lưu ý quan trọng → đối tượng cần thận trọng.

Không sử dụng “đào tạo sản phẩm” như một hình thức tạo áp lực để Dược sĩ khuyến nghị thuốc không cần thiết.

KPI

Có thể đo:

Điểm kiểm tra kiến thức + lỗi thông tin sản phẩm + số buổi đào tạo hợp lệ + tỷ lệ nhà thuốc nắm đúng 5 thông tin trọng yếu.

Tôi đề xuất KPI này phải có cổng tuân thủ:

Sai phạm nghiêm trọng về thông tin thuốc không được bù bằng doanh số.

3. QUẢN TRỊ ĐƠN HÀNG & TỒN KHO

Một đơn hàng lớn chưa chắc là một đơn hàng tốt.

Vấn đề thực tế

Ví dụ một SKU OTC bán:

10 hộp/tháng

nhưng vì chương trình cuối tháng, nhà thuốc nhập:

50 hộp.

Về phía công ty, doanh số tăng 50 hộp.

Về phía TDV, KPI tháng rất đẹp.

Nhưng phía nhà thuốc lại đang giữ gần 5 tháng hàng.

Nếu sản phẩm chậm thêm hoặc có đối thủ mới, rủi ro tăng ngay.

Khó khăn của TDV

Sell-in được ghi nhận tức thì, còn hậu quả tồn kho xuất hiện sau.

Đây là lý do KPI nếu thiết kế sai sẽ dẫn đến hành vi sai.

Khó khăn của nhà thuốc

Vốn bị khóa trong hàng và mất cơ hội nhập các SKU khác có tốc độ bán tốt hơn.

Giải pháp

TDV nên theo chuỗi:

Nhu cầu → tồn hiện tại → tốc độ bán → đơn hàng → hạn dùng → dự kiến thời điểm tái đặt.

Một công thức tham khảo:

Mức nhập ≈ nhu cầu trong chu kỳ đặt hàng + tồn an toàn – tồn hiện tại

Không áp dụng máy móc, vì còn phụ thuộc nguồn cung, mùa vụ, hạn dùng và đặc tính từng sản phẩm.

KPI

Có thể theo dõi:

• Số ngày tồn kho; 
• Vòng quay sku; 
• Tỷ lệ cận date; 
• Tỷ lệ đổi trả; 
• Tỷ lệ hết hàng; 
• Tỷ lệ tái đặt. 

Mục tiêu là:

Không chuyển tồn kho từ công ty sang nhà thuốc.

4. HỖ TRỢ CHUYÊN MÔN & SỬ DỤNG THUỐC HỢP LÝ

Đây là nội dung tôi muốn tách rõ khỏi mô hình TPCN.

Với TPCN có thể gọi mạnh là “hỗ trợ sell-out”.

Với thuốc OTC, tôi đề xuất gọi:

HỖ TRỢ CHUYÊN MÔN & SỬ DỤNG HỢP LÝ

Vì sao?

OTC có thể được bán mà không cần đơn, nhưng điều đó không xóa bỏ các vấn đề như:

• Chống chỉ định; 
• Trùng hoạt chất; 
• Dùng sai liều; 
• Tương tác; 
• Thai kỳ; 
• Trẻ em; 
• Người cao tuổi; 
• Triệu chứng cần đi khám. 

TDV không trực tiếp quyết định điều trị cho người bệnh, nhưng có thể giúp nhà thuốc hiểu sản phẩm đủ tốt để sử dụng trong đúng phạm vi.

Khó khăn của TDV

Nếu KPI chỉ dựa vào số hộp bán ra, TDV rất dễ vô thức khuyến khích:

“Sản phẩm này phải đẩy mạnh.”

Trong khi câu hỏi đúng phải là:

“Sản phẩm này phù hợp với tình huống nào?”

Khó khăn của nhà thuốc

Dược sĩ đứng quầy chịu trách nhiệm trực tiếp hơn với quyết định tư vấn.

Nếu TDV chỉ đưa thông điệp bán hàng mà thiếu cảnh báo, gánh nặng sẽ chuyển sang điểm bán.

Giải pháp

Đào tạo phải bao gồm cả:

Khi nào có thể tư vấn → khi nào cần thận trọng → khi nào không nên tự điều trị → khi nào nên đi khám.

KPI

Có thể chấm:

• Chất lượng đào tạo; 
• Độ chính xác nội dung; 
• Tỷ lệ phản hồi chuyên môn được xử lý; 
• Số lỗi thông tin; 
• Mức độ tuân thủ tài liệu được phép. 

Đây không nên là KPI “càng sell-out càng tốt”.

5. THEO DÕI SAU BÁN

Đơn hàng không kết thúc khi hàng đã giao.

Vấn đề thực tế

Một TDV chỉ ghé lại khi cần lấy đơn mới rất khó xây quan hệ lâu dài.

Lần ghé sau cần biết:

Hàng bán thế nào? Tồn bao nhiêu? Có phản hồi gì? Có vấn đề chất lượng hay thông tin không? Có sản phẩm nào bán nhanh/chậm bất thường không?

Khó khăn của TDV

Nếu quản lý 100–200 nhà thuốc nhưng không có CRM hoặc lịch tuyến rõ, việc follow-up dễ phụ thuộc trí nhớ.

Khó khăn của nhà thuốc

Khi sản phẩm bán chậm hoặc phát sinh vấn đề mà không được hỗ trợ, niềm tin vào hãng và TDV giảm nhanh.

Cơ hội

Theo dõi tốt giúp công ty phát hiện sớm:

• Hàng chậm; 
• Thiếu hàng; 
• Lỗi thông tin; 
• Vấn đề sản phẩm; 
• Phản hồi thị trường; 
• Nguy cơ mất khách. 

Giải pháp

Mỗi khách hàng nên có:

Ngày bán → lượng nhập → tồn → tốc độ bán → vấn đề → hành động → ngày follow-up tiếp theo.

Dữ liệu hệ thống Dược tại Việt Nam cũng đang ngày càng được chuẩn hóa theo hướng kết nối nhập – xuất – tồn, hóa đơn bán lẻ và dữ liệu Dược giữa các phần mềm quản lý và hệ thống quốc gia. Bộ Y tế đã ban hành tài liệu kỹ thuật API cho hệ thống cơ sở dữ liệu Dược vào cuối năm 2025 để phục vụ lộ trình này. 

KPI

• Tỷ lệ follow-up đúng lịch; 
• Thời gian xử lý vấn đề; 
• Tỷ lệ khách tái đặt; 
• Thời gian giữa hai đơn; 
• Tỷ lệ khách ngừng mua. 

6. XÂY KHÁCH HÀNG BỀN VỮNG

Mục tiêu cuối cùng không phải có thật nhiều nhà thuốc “đã từng mua”.

Mục tiêu tốt hơn là có nhiều:

NHÀ THUỐC ĐANG HOẠT ĐỘNG VÀ TIẾP TỤC HỢP TÁC.

Vấn đề thực tế

Một TDV có 200 khách nhưng chỉ 50 khách mua thường xuyên chưa chắc tốt hơn người có 120 khách nhưng 90 khách hoạt động đều.

Khó khăn của TDV

KPI tháng khiến người bán hàng dễ chạy về phía khách mới thay vì chăm chất lượng khách hiện hữu.

Khó khăn của công ty

Mở khách mới có chi phí. Nếu tỷ lệ rời bỏ cao, công ty phải liên tục bỏ nguồn lực để bù khách mất.

Cơ hội

Một khách hàng tin tưởng có thể:

• Mua đều; 
• Thử thêm sku phù hợp; 
• Phản hồi thị trường; 
• Giảm chi phí bán hàng; 
• Tạo doanh số lặp lại. 

Giải pháp

Theo dõi:

Tin tưởng → tuân thủ → cung ứng ổn định → tái đặt → hợp tác lâu dài.

KPI

• Retention 3/6/12 tháng; 
• Re-order rate; 
• Doanh thu từ khách cũ; 
• Tỷ lệ khách mất; 
• Số sku hoạt động/khách; 
• Doanh thu bình quân/điểm. 

TDV xây được khách hàng bền vững đang tạo ra tài sản kinh doanh cho công ty.

Điểm cân bằng giữa Công ty – TDV – Nhà thuốc – Người sử dụng thuốc

Đối với thuốc OTC, tôi cho rằng phải có bốn bên, không chỉ ba.

Nếu công ty bán được nhưng nhà thuốc tồn kho → không bền vững.

Nếu nhà thuốc bán được nhưng người bệnh dùng không hợp lý → không chấp nhận được.

Nếu TDV đạt số bằng cách đẩy lượng hàng quá lớn → doanh số tương lai đang bị kéo về hiện tại.

Điểm cân bằng là:

CUNG ỨNG ĐÚNG + SỬ DỤNG HỢP LÝ + VÒNG QUAY TỐT + LỢI NHUẬN HỢP LÝ + TUÂN THỦ.

Mô hình KPI Trình dược viên OTC 100 điểm

Tôi đề xuất một khung tham khảo:

Tại sao doanh thu chỉ 25%?

Không phải doanh số kém quan trọng.

Mà bởi với thuốc, doanh số phải được tạo ra trong một hệ thống kiểm soát tốt hơn.

Cổng tuân thủ

Tôi đề xuất đặt điều kiện:

Vi phạm nghiêm trọng về thông tin thuốc, quy định, đạo đức hoặc hành vi thúc đẩy sử dụng không hợp lý → không được lấy doanh số cao để bù.

Đây là nguyên tắc quan trọng hơn việc tranh luận 25% hay 30%.

Thu nhập 12–18 triệu/tháng nên hình thành thế nào?

Mức 12–18 triệu/tháng trong series này là mức mục tiêu/tham khảo, không phải cam kết chung cho thị trường.

Với TDV OTC, có thể hình thành từ:

**LƯƠNG VỊ TRÍ

• PHỤ CẤP ĐỊA BÀN/CÔNG VIỆC 
• KPI GIÁ TRỊ 
• THƯỞNG HIỆU QUẢ
  = TỔNG THU NHẬP** 

Một TDV có cơ sở tăng thu nhập khi:

• Quản lý được địa bàn lớn hơn; 
• Tạo doanh thu ổn định hơn; 
• Xây nhiều khách hoạt động hơn; 
• Giảm tồn kho kém chất lượng; 
• Tăng re-order; 
• Làm tốt chuyên môn; 
• Ít sai phạm; 
• Hỗ trợ đồng đội và khách hàng tốt. 

Không nên tăng thu nhập chỉ vì làm lâu.

Công thức phù hợp vẫn là:

NĂNG LỰC ↑ → TRÁCH NHIỆM ↑ → GIÁ TRỊ ↑ → HIỆU QUẢ ↑ → THU NHẬP ↑

6 việc có thể áp dụng ngay

1. Phân loại lại địa bàn
Xác định nhà thuốc A/B/C dựa trên nhu cầu thật thay vì chỉ doanh số.

2. Chuẩn hóa Product Knowledge Card
Mỗi OTC chỉ giữ những thông tin quan trọng và đúng phạm vi.

3. Kiểm tồn trước khi lấy đơn
Không chốt đơn mới chỉ vì chương trình nếu tồn hiện tại còn cao.

4. Chuyển “sell-out” thành “sử dụng hợp lý”
Theo dõi tốc độ bán nhưng không khuyến khích dùng thuốc không cần thiết.

5. Theo dõi re-order
Một đơn đầu tiên chưa chứng minh được chất lượng khách hàng.

6. Đo retention
Biết rõ mỗi tháng có bao nhiêu khách mới, khách hoạt động và khách mất.

Bài học thực tế

Với TPCN, TDV có thể tập trung mạnh hơn vào Sell-in → Sell-out → Re-order.

Với OTC, cần thêm một lớp kiểm soát:

SỬ DỤNG THUỐC HỢP LÝ.

Do đó, một TDV OTC tốt không chỉ hỏi:

“Tháng này tôi bán bao nhiêu?”

Mà phải hỏi thêm:

“Tôi bán cho đúng khách chưa?”
“Nhà thuốc còn bao nhiêu?”
“Thông tin đã đúng chưa?”
“Sản phẩm được sử dụng trong đúng phạm vi không?”
“Khách có tái đặt không?”

Khi trả lời được các câu hỏi đó, doanh thu mới thực sự có chất lượng.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Thuốc OTC là gì?

OTC là cách gọi phổ biến của thuốc không kê đơn – nhóm thuốc có thể được bán lẻ mà không cần đơn theo phân loại pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, đây vẫn là thuốc và việc sử dụng vẫn cần tuân thủ thông tin, liều dùng, chống chỉ định và cảnh báo.

2. Thuốc OTC có thể bán cho mọi khách hàng không?

Không nên hiểu như vậy. Không cần đơn chỉ là một yếu tố của phân loại thuốc; Dược sĩ vẫn cần đánh giá trường hợp cụ thể và nhận diện tình huống cần chuyển khám.

3. TDV OTC có nên chịu KPI sell-out?

Có thể theo dõi tốc độ bán ra và vòng quay hàng hóa, nhưng không nên thiết kế theo hướng càng bán ra nhiều càng tốt. KPI phải đi kèm sử dụng hợp lý và tuân thủ.

4. Doanh số nên chiếm bao nhiêu KPI?

Không có một tỷ lệ bắt buộc. Trong mô hình tham khảo của bài, doanh thu và sell-in chiếm khoảng 25/100 điểm, còn lại dành cho chất lượng điểm bán, chuyên môn, CRM, re-order và tuân thủ.

5. Tại sao phải theo dõi tồn kho nhà thuốc?

Vì sell-in cao nhưng tồn kho cũng cao có thể cho thấy doanh thu chưa có chất lượng. Tồn kho ảnh hưởng vốn, hạn dùng và khả năng đặt hàng tiếp theo.

6. Có nên đẩy hàng OTC cuối tháng để hoàn thành chỉ tiêu?

Không nên nếu lượng nhập không phù hợp sức bán. Điều đó chỉ chuyển áp lực tồn kho sang nhà thuốc và có thể làm giảm doanh thu các tháng sau.

7. TDV OTC cần biết chuyên môn đến đâu?

Ít nhất phải nắm chắc thông tin sản phẩm được phép, hoạt chất, hàm lượng, cách sử dụng, cảnh báo, chống chỉ định/lưu ý trọng yếu và giới hạn của vai trò mình. Nội dung cung cấp cho nhà thuốc phải chính xác và có căn cứ.

8. Làm sao biết một địa bàn OTC đang phát triển tốt?

Không chỉ nhìn doanh số. Nên xem đồng thời doanh thu, số điểm hoạt động, vòng quay, tái đặt hàng, retention, tồn kho và mức độ tuân thủ.

Kết luận

Trình dược viên bán thuốc OTC cần doanh số. Công ty cũng cần doanh số.

Nhưng doanh số chỉ thực sự bền vững khi đi qua một chuỗi hợp lý:

NHU CẦU → CUNG ỨNG → THÔNG TIN ĐÚNG → BÁN LẺ PHÙ HỢP → THEO DÕI → TÁI NHẬP.

Sáu việc cốt lõi là:

01. Chọn đúng khách hàng/kênh
02. Thông tin sản phẩm đúng quy định
03. Quản trị đơn hàng & tồn kho
04. Hỗ trợ chuyên môn & sử dụng hợp lý
05. Theo dõi sau bán
06. Xây khách hàng bền vững

Khi TDV phát triển được những năng lực này, họ không còn chỉ là người lấy đơn hàng mà đang tiến dần đến vai trò quản trị địa bàn và phát triển thị trường.

Đó cũng là cơ sở hợp lý hơn để nâng trách nhiệm và thu nhập.

Thông tin tham khảo:

Nghị định 163/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 29/6/2025, có hiệu lực từ 1/7/2025 và quy định chi tiết một số điều, biện pháp tổ chức thi hành Luật Dược. 

Thông tư 31/2025/TT-BYT được ban hành và có hiệu lực từ 1/7/2025, hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Luật Dược và Nghị định 163/2025/NĐ-CP. 

Thông tư 11/2025/TT-BYT sửa đổi các quy định về Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc, phân phối và bảo quản thuốc, cũng có hiệu lực từ 1/7/2025.